Arbeitnehmer meditieren auf Tischen

Weniger Stress durch Digitale Balance – Wie Sie als Führungskraft mit den Herausforderungen der Digitalisierung umgehen können

Auf Dauer mehr Power: Eine Kolumne von Melanie Kohl, Expertin für mentale und emotionale Stärke

Können Sie sich noch an Ihre erste E-Mail erinnern? Damals war jeder von der neuen Technik begeistert. Die Menschen konnten Zeit sparen und produktiver arbeiten. Doch wie das heute? Störungsfreies und zielführendes Arbeiten ist heute kaum mehr möglich. E-Mail Fluten, virtuelle Ablenkungen und sinnlos-Surf-Syndrom sorgen für ständige Unterbrechungen.

Die Menschen leiden unter „Zuvielisation“ – zu viel an Informationen und zu viel an Kommunikation. Die vielfältigen elektronischen Kommunikationsmöglichkeiten wie vor allem Telefon, Handy oder E-Mail sorgen dafür, dass ein Mensch im privaten, aber auch im beruflichen Bereich ständig erreichbar ist. Gleichzeitig erhalten Mitarbeiter im Büro häufig sehr viele Informationen bzw. Anfragen. Sei es eine Mail, ein Anruf, eine SMS, eine Mitteilung auf der Mailbox usw. Durch die Tatsache, jederzeit erreichbar zu sein, entsteht jedoch jedes Mal eine Unterbrechung des laufenden Arbeitsprozesses. Jemand, der am Computer arbeitet wird heute ca. alle elf Minuten unterbrochen. Dadurch entsteht ein sogenannter Sägezahnblatt Effekt. Man versucht Konzentration aufzubauen und zu arbeiten. Doch dann kommt schon die nächste Ablenkung. Nach jeder Unterbrechung müssen wir uns neu eindenken und neu einarbeiten. Dies kostet Energie und Zeit. Bei wichtigen oder komplizierten Arbeiten ist es wichtig, nicht gestört oder abgelenkt zu werden. Sie können das mit einem Marathonläufer vergleichen, dem alle 11 Minuten der Schnürsenkel aufgeht. Der kommt auch ans Ziel. Fraglich ist nur welche Zeit er laufen wird und welchen Krafteinsatz er benötigt.

Wie können Sie als Führungskraft mit diesen Herausforderungen umgehen?

Seien Sie Vorbild

Work-Life-Balance ist für Führungskräfte häufig ein Fremdwort. Denn diese sind in der Regel in hohem Maße verantwortungsbewusst, ehrgeizig und leistungsbereit. Da kommt das Privatleben schnell zu kurz. Doch das wird von Mitarbeitern sensibel wahrgenommen. Denn Mitarbeiter orientieren sich an ihren Führungskräften. Dabei ist die Führungskraft Vorbild und das Verhalten der Führungskraft überträgt sich auf die Mitarbeiter. Arbeitet die Führungskraft regelmäßig am Wochenende und versendet zu jeder Tages- und Nachtzeit E-Mails, gehen auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter davon aus, dass dies von ihnen verlangt wird. Diese Vorbildwirkung dürfen Sie nicht unterschätzen: Überprüfen Sie Ihre Einstellung zum Thema digitale Balance und achten Sie ganz bewusst auf Ihre eigene Balance – im Interesse der Teamkultur und -gesundheit und im Interesse Ihres eigenen Wohlbefindens.

Wer E-Mails säht wird E-Mails ernten – Schreiben Sie 30% weniger E-Mails

Pling – eine neue E-Mail. Pausenlos kommen E-Mails ungefiltert in unser Postfach. Nicht alle sind wichtig. Manchmal ergeben sich ellenlange E-Mails alleine durch das cc Phänomen. Trotzdem ist schnelles Reagieren gefragt – das setzt uns unter Druck. Versuchen Sie, Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu entlasten, indem Sie überlegen, ob wirklich jede E-Mail erforderlich ist oder ob Sie das Anliegen bzw die Aufgabe auch im nächsten Teammeeting oder im kurzen Telefonat besprechen können. Treffen Sie Absprachen: Welche E-Mails müssen von wem sofort bearbeitet werden? Und welche E-Mails haben Zeit bis später oder müssen nur von einzelnen Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern gelesen werden? Und setzen Sie eine zeitliche Grenze: Respektieren Sie, dass Ihre Beschäftigten abschalten müssen, und senden Sie deshalb nach Feierabend keine E-Mails mit Arbeitsaufträgen mehr.

Starten Sie mit Ihrem Team morgens offline

E-Mails wollen immer etwas von Ihnen. Sie erledigen selten Ihre Arbeit. Wenn Sie den Tag mit E-Mails beginnen, starten Sie reagierend. Überlegen Sie stattdessen was für Sie das Wichtigste an diesem Tag ist und was Sie und Ihre Abteilung voran bringt und erledigen Sie dies zuerst.

Schaffen Sie störungsfreie Zeiten
Häufig werden wir aus unserer Arbeit herausgerissen und müssen uns gleichzeitig um verschiedene Belange kümmern. Durchbrechen Sie das tägliche Grundrauschen und verabreden Sie mit dem Team feste störungsfreie Zeiten. Schaffen Sie damit Raum für ungestörtes Arbeiten – je nach Bedarf eine oder mehrere Stunden am Tag.

Über Melanie Kohl

Melanie Kohl ist Expertin für emotionale Stabilität, mentale Stärke und Achtsamkeit. Gemeinsam mit Partnern aus der Wirtschaft und Wissenschaft entwickelt Sie ganzheitliche Konzepte, um Menschen und Organisationen zu mentaler und emotionaler Stärke zu entwickeln und ihr optimales Leistungsvermögen zu entfalten.