Entspannt auf Geschäftsreise

Reisekostenabrechnung: Leistungen und Tools, die das Leben erleichtern

Wie Führungskräfte und Mitarbeiter auf Geschäftsreisen Stress vermeiden können

Zwölf Stunden im Flieger, kaum Schlaf und zermürbende 14-Stunden-Tage mit dem Team oder Kunden vor Ort – Normalität für Vielreisende.

Für viele Mitarbeiter und Führungskräfte mögen strapaziöse Dienstreisen gelegentlich erforderlich sein, für Vielreisende sind sie sogar an der Tagesordnung. Für Unternehmen sind die mobil und international einsetzbaren Mitarbeiter unverzichtbar für die Generierung von Aufträgen und Lösung von Problemen. Doch mit der Bedeutung dieser Mitarbeiter wächst der Druck, dem diese ausgesetzt sind – globale Flexibilität hat ihren Preis.

Geschäftsreisen: Reiserichtlinien im Blickpunkt

Einer Studie von Airlines Reporting Corp und American Express Global Business Travel zufolge fühlen sich 15 Prozent der Vielreisenden dem Burnout nahe. Für 80 Prozent ist bei einem Jobwechsel die Reiserichtlinie des neuen Arbeitgebers mindestens genauso wichtig wie Bezahlung und Verantwortlichkeiten[1]. Stress und Erschöpfung beeinflussen nicht nur die Produktivität sondern auch die Bindung der Reisenden zu ihrem Unternehmen. Für 65 Prozent der Vielreisenden würde es sich „sehr“ oder sogar „äußerst“ positiv auf ihre Treue zu ihrem Arbeitgeber auswirken, wenn dieser ihre Verbesserungsvorschläge annähme. Darüber hinaus könnten Arbeitgeber mit einer Steigerung der Produktivität ihrer Mitarbeiter um durchschnittlich 44 Prozent rechnen.

Reisestress und seine Auswirkungen

„Geschäftsreisende sind ein wesentliches Bindeglied zwischen zwei verschiedenen Welten, dem Hauptsitz und den Teams vor Ort“, so Didier Dumont, President Mobility & Expense bei Sodexo Benefits and Rewards Services. „Doch ihre Aufgabe ist physisch und psychisch sehr anspruchsvoll. Die Tage sind lang, denn ständig besteht der Anspruch, die verfügbare Zeit bestmöglich zu nutzen und für das Unternehmen möglichst viel aus der Investition in die Geschäftsreise herauszuholen. Die Reiserichtlinien des Unternehmens sind daher von entscheidender Bedeutung.“ Neben den langen Arbeitstagen tragen weitere Faktoren zum strapaziösen Alltag der Vielreisenden bei. Dazu gehören umständliche Reisebuchungen und -umbuchungen und die Verwaltung der Stapel an Tickets und Spesenbelegen.

Flexible Arbeitszeiten: Ein Hilfsmittel gegen das Reise-Burnout?

Zwar gibt es kein Allheilmittel für diese Probleme, doch lässt sich die Lebensqualität von Vielreisenden mit einigen Maßnahmen verbessern. Um ihre Mitarbeiter vor dem Burnout zu schützen und Jobwechseln vorzubeugen, sollten Unternehmen eine Änderung ihrer Reiserichtlinien und ihrer Geschäftsreise-Kultur in Betracht ziehen. Flexible Arbeitszeiten zwischen den einzelnen Dienstreisen sind ein bei Arbeitgebern beliebtes Mittel, um die Belastung durch lange Flüge und Fahrtzeiten auszugleichen. Studien zufolge[2] werden flexible Modelle von fast 70 Prozent der HR-Manager bei der Gewinnung neuer Talente und für die Bindung vorhandener Mitarbeiter eingesetzt.

Dabei glauben 87 Prozent der Befragten, dass solche Programme zur Zufriedenheit ihrer Angestellten beitragen[3]. Unternehmen sollten ihre Reiserichtlinien auch mit Blick auf den Service von Reiseanbietern einer Revision unterziehen. Doch statt der Servicequalität spielt einer aktuellen Studie zufolge für die Reiseeinkäufer in Unternehmen bei der Auswahl eines Anbieters noch immer der günstigste Tarif die wichtigste Rolle[4]. Auch ein holistischer Ansatz kann sinnvoll sein: So lässt sich die Belastung der Vielreisenden durch Wellnessprogramme oder Concierge-Services verringern.

Mehr Komfort durch reibungslose Abläufe

Unabhängig von ihrer Position im Unternehmen steckt für alle Vielflieger und -fahrer der Teufel im Detail. Wie kann ich eine Reise besonders einfach buchen, den Reiseplan ändern oder die Reisekosten überwachen? Das sind Fragen, die sich Unternehmen und Vielreisende täglich aufs Neue stellen müssen. Wer mit dem Auto unterwegs ist und weite Strecken zurücklegt, dem entstehen bereits zu Beginn der Reise an der Tankstelle erhebliche Kosten – ganz zu schweigen vom organisatorischen Aufwand. „Es ist eine Belastung, ganz klar“, bestätigt Didier Dumont, der 15 Jahre lang als Vielreisender unterwegs war. „Die Reise wie auch das Organisatorische sollen möglichst reibungslos ablaufen und niemand möchte den Sonntagnachmittag mit Spesenabrechnungen verbringen.“

Um diesen Bedürfnissen entgegenzukommen, hat Sodexo Benefits and Reward Services zusammen mit den beiden spezialisierten Anbietern i-Albatros und Xpenditure eine rund um die Uhr verfügbare Lösung zur Reisebuchung und papierlosen Reisekostenabrechnung entwickelt[5]. Die End-to-End-Lösung umfasst die Schritte von der Planung der Reise mit Buchung von Hotel und Verkehrsmitteln bis zur Abrechnung, und bietet einen nahtlosen Übergang zwischen den einzelnen Phasen.

Reiseplanung für Geschäftsreisen – online

iAlbatros bietet Vielreisenden eine Buchungsplattform, die genauso einfach zu nutzen ist wie populäre Online-Reiseportale – dabei aber durch Integration der Reiserichtlinien von Unternehmen auf die Bedürfnisse von Geschäftsreisenden zugeschnitten. Aus der Datenbank von iAlbatros mit 300.000 Hotels lassen sich diejenigen Objekte herausfiltern, die sich in der Nähe des Reiseziels befinden, und mit denen das Unternehmen Spezialtarife ausgehandelt hat. Auch die Flugsuche kann an die Anforderungen der Reiserichtlinie angepasst werden: So kann das Tool bei langen Strecken beispielsweise ausschließlich nach Flügen in der Business-Class und bei Kurzstrecken nach Economy-Flügen suchen. „Mit iAlbatros buchen Sie Ihre komplette Geschäftsreise nach New York in weniger als zwei Minuten – und können dabei sicher sein, dass die Reiserichtlinien eingehalten werden“, so Didier Dumont. Besonders benutzerfreundlich wird der Service durch die mobile App und das Callcenter von iAlbatros.

Reisekostenabrechnung per Karte oder App

Geschäftsreisen planen, Budgets zuweisen, Reisekosten abrechnen – mit der XXImo Mobility Card bekommen Unternehmen beziehungsweise vielreisende Chefs und Führungskräfte ein praktisches Tool mit an die Hand, mit dem das Sammeln von Quittungen und Abrechnungen endlich ein Ende hat. Excel-Tabellen und Co. gehören in Sachen Reisekostenabrechnung der Vergangenheit an.

So kann zum Beispiel bundesweites das Tanken, das Bezahlen von Taxi-Kosten, Bus- und Bahntickets oder Hotelübernachtungen per XXImo Karte erfolgen.

Über die zugehörige Smartphone-App sieht der Nutzer unter anderem, wo günstig getankt werden kann und wird direkt zum gewählten Ziel navigiert.

Unternehmen können über das Kartenportal einfach und direkt alles steuern, Budgets pro Mitarbeiter festlegen/aufladen und in Echtzeit alle Reportings zu jeder Zeit abrufen.

Die Plattform ermöglicht Echtzeit-Berichte und bietet damit ein leistungsstarkes Tool für die Reisekostenverwaltung, mit dem der bisherige Aufwand in Verbindung mit Spesenabrechnungen und Quittungen Geschichte ist.

Mehr zur praktischen XXImo Mobility Card sehen Sie hier:


Fazit: Tools wie die XXImo Mobility Card stellen eine echte Verbesserung für die Lebensqualität von Vielreisenden und eine erhebliche Aufwandseinsparung für Unternehmen dar. Vereinfachte Buchungen und Reisekostenerstattungen innerhalb von 24 Stunden ohne Eingabe unzähliger Details, und das alles innerhalb einer Lösung –eine reelle Effizienzsteigerung für den gesamten Betrieb.

Hier können Sie eine kostenlose Beratung anfordern und ihre Reisekostenabrechnung optimieren

 

[1] Erschöpfungszustände bei Geschäftsreisenden: Einsichten über US-amerikanische Geschäftsreisende https://www.amexglobalbusinesstravel.com/blog/easing-road-warriors-traveler-friction-offer-companies-wideranging-benefits/

[2] Work-Life Balance: How to Deliver What Your Employees Want. http://www.huffingtonpost.com/val-matta/worklife-balance-how-to-deliver-what-your-employees-want_b_6994546.html

[3] The 2015 Workplace Flexibility Study. https://workplacetrends.com/the-2015-workplace-flexibility-study/

[4] http://businesstravelnews.texterity.com/businesstravelnews/20121022?pg=18#pg18

[5] Sodexo joins forces with Xpenditure and iAlbatros to offer streamlined business travel and expense experience. https://globenewswire.com/news-release/2017/03/13/935051/0/en/Sodexo-joins-forces-with-Xpenditure-and-iAlbatros-to-offer-streamlined-business-travel-and-expense-experience.html

 

Über Stefanie Rehm

Stefanie Rehm ist Diplom-Onlinejournalistin und für eine Frankfurter Internetagentur tätig. Als Expertin für alle Formen der unternehmensinternen und – externen Kommunikation kümmert sie sich unter anderem um diverse Online-Magazine oder um die Außendarstellung der Agentur-Kunden. Seit über drei Jahren schreibt sie regelmäßig Fachartikel und Blogartikel rund um Human Resources Management.