Mann hinter Daten

Datenschutz und Datenpflege für Mitarbeiter

BITKOM-Umfrage stellt Misstrauen und Defizite fest

Datensicherheit für MitarbeiterDas Vertrauen in die Datensicherheit im Internet schwindet bei der Bevölkerung weiter und weiter – besonders nach Bekanntmachung der jahrelangen NSA-Abhöraktion ist die Skepsis bei den Deutschen groß. Laut einer aktuellen BITKOM-Umfrage halten vier von fünf Internetnutzern ihre Daten im Web für unsicher. In Zeiten von Social Media, Cloud-Angeboten und Webkonferenzen ist die sichere Datenpflege auch für Unternehmen so wichtig wie noch nie. Leider sind sich dem viele Firmen immer noch nicht bewusst und Angestellte fühlen sich bei der Herausgabe all ihrer Daten an den Arbeitgeber nicht wohl. Häufig werden unerfahrene (studentische) Aushilfen ohne ausreichende Schulung mit der Datenpflege und -sicherheit beauftragt, die häufig gar nicht wissen, welche Auswirkungen kleinste Fehler haben können und welche Verantwortung ihnen obliegt. Viele Unternehmer hingegen wissen nicht, dass sie sich beim Umgang mit Personaldaten an strenge rechtlichen Regeln halten müssen.

Die Folgen
Eine Studie von Aruba Networks 2013 ergab, dass sich mittlerweile sehr viele Mitarbeiter um ihre persönlichen Daten sorgen, wenn Sie ihre privaten Geräte wie Laptops am Arbeitsplatz einsetzen. Der Anbieter von Netzwerkzugangslösungen für mobile Unternehmen befragte weltweit mehr als 3000 Angestellte. 45 Prozent der europäischen Befragten gaben an, sich bei der Nutzung privater Geräte am Arbeitsplatz nicht sicher zu fühlen und fast genauso viele sind der Meinung, dass ihre Unternehmen nicht ausreichend für den Schutz von Unternehmensdaten und Anwendungen auf ihren privaten Geräten sorgen. Viele Angestellte sollen laut Studienergebnissen daher die IT-Abteilung gar nicht erst über private Geräte, die sie am Arbeitsplatz nutzen, informieren, was ein erhebliches Sicherheits-Risiko für die Unternehmensdaten darstellt.

Des Weiteren geht aus der Studie hervor: „Deutsche Nutzer reagieren im internationalen Vergleich am negativsten beim Zugriff auf ihre Daten. 67,6 Prozent gaben an, wütend zu sein, wenn die IT persönliche Daten von ihrem Gerät abruft.“

Zudem kann es passieren, dass Daten nicht aktuell, inkomplett oder fehlerhaft in den Archiven gespeichert sind oder hohe Strafen für die Nutzung bestimmter Daten ohne vorherige Einholung von Einwilligungen drohen.

Auch die IT-Systeme müssen agil und sicher sein, sonst droht der Mitarbeiter- und Kundenverlust als Ergebnis mangelhafter Datensicherheit.

Führungskräfte und Mitarbeiter sensibilisieren
Zu Sicherheit Ihrer Daten und Ihres Unternehmens ist es daher wichtig, allen Mitarbeitern klar zu machen, wie wichtig das Thema „Datensicherheit und Datenpflege“ ist: Um eine gewisse Sensibilität dafür entwickeln zu können sollten Sie Workshops und Weiterbildungen ermöglichen, die alle, Führungskräfte wie Mitarbeiter, betreffen. Wie wird die Datenvernichtung angemessen ausgeführt, welche Daten dürfen nach außen getragen und auf privaten Facebook-Seiten publiziert werden, welche Kundendaten sind geheim? Der TÜV hält hier einige Angebote für Mitarbeiter parat: www.tuv.com/de/deutschland/pk/weiterbildung/informationstechnologie_datenschutz/datenschutz/datenschutz.html

Der Datenschutzbeauftragte – immer auf der sicheren Seite
Gibt es in Ihrem Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten? Einen, der ein Auge auf alles hat, die rechtlichen Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des TMG und TKG kennt, die ordnungsgemäßen Anwendung von Datenverarbeitungsprogrammen überwacht und den Mitarbeiter bei Fragen und Unklarheiten weiterhelfen kann?

Wenn nicht, wieso lassen sie nicht einfach einen Ihrer Mitarbeiter zum Datenschutzbeauftragten ausbilden und sind so immer auf der sicheren Seite: www.ihk-nuernberg.de/de/Weiterbildung/Datenschutzbeauftragte-r-IHK-/6113-9283

Doch wann ist ein Datenschutzbeauftragter ein Muss? Unternehmer haben die Pflicht einen Datenschutzbeauftragten zu engagieren, wenn sie „bei der automatisierten Datenverarbeitung mindestens 10 Personen oder bei der Verarbeitung auf andere Weise (manuelle Verfahren) mindestens 20 Personen beschäftigen“. Weitere Informationen zur Gesetzeslage finden Sie hier: www.frankfurt-main.ihk.de/recht/themen/arbeitsrecht/datenschutzbeauftragter/

 

Über Stefanie Rehm

Stefanie Rehm ist Diplom-Onlinejournalistin und für eine Frankfurter Internetagentur tätig. Als Expertin für alle Formen der unternehmensinternen und – externen Kommunikation kümmert sie sich unter anderem um diverse Online-Magazine oder um die Außendarstellung der Agentur-Kunden. Seit über drei Jahren schreibt sie regelmäßig Fachartikel und Blogartikel rund um Human Resources Management.