Mitarbeiter mit Tauchbrille und Handtuch am Arbeitsplatz

Urlaubsvertretung organisieren: Ich bin dann mal weg! Enstpannt in die Ferien

Auf Dauer mehr Power: Eine Kolumne von Melanie Kohl, Expertin für mentale und emotionale Stärke

Sommerzeit ist Urlaubszeit. Doch vielen Führungskräften fällt es im Urlaub oft schwer, vom Tagesgeschäft loszulassen und auch mal nicht erreichbar zu sein. 61 Prozent der deutschen Fach- und Führungskräfte sind für ihren Vorgesetzten im Urlaub erreichbar. Das ist das Ergebnis einer Studie der Online-Jobbörse Stepstone .Eine professionell vorbereitetete Urlaubsvertretung unterstützt Sie dabei mit gutem Gefühl in den Urlaub zu starten. Gerade im komplexen Arbeitsalltag sollten Führungskräfte auf ihre eigenen Ressourcen achten. Wer außerdem bis zur letzten Minute im Stress ist und dann sofort in den Urlaub startet, hat ein höheres Risiko krank zu werden.

Die folgenden Tipps helfen Ihnen für die Urlaubsvertretung:

  1. Planen Sie Ihre Urlaubsvertretung langfristig und informieren Sie alle betroffenen Mitarbeiter rechtzeitig.
  2. Verteilen Sie Ihre Aufgaben möglichst an mehrere Kollegen, da eine Person Ihre Vertretung nicht leisten kann.
  3. Klären Sie welche Abgabetermine sich ggf. verschieben lassen und versuchen Sie einige Termine bereits vorzuziehen, damit sich das Arbeitsvolumen für Ihre Vertretung reduzieren lässt.
  4. Planen Sie Ihre letzte Woche sorgfältig: Legen Sie sich nicht allzu viele Termine, seien Sie erreichbar. Wichtige und komplizierte Themen gleich und nicht erst an den letzten Arbeitstagen angehen.
  5. Übergeben Sie Ihre Aufgaben rechtzeitig an Ihre Vertretung:
    – Informieren Sie über offene Themen oder voraussichtlich auftretende Probleme.
    – Geben Sie Ihren Mitarbeitern klare Informationen darüber, wie bestimmte Aufgaben geregelt werden sollen, wen sie gegebenenfalls bei Fragen ansprechen kann und welche Entscheidungskompetenzen sie hat.
    – Definieren Sie Fälle, in denen Ihre Mitarbeiter sie im Urlaub kontaktieren dürfen oder sollen.
  6. Richten Sie eine E-Mail-Abwesenheitsnotiz ein, die die Kontaktdaten von Ansprechpartnern für dringende Anliegen nennt.
  7. Planen Sie Ihr Urlaubsende für die Wochenmitte. So haben Sie einige Tage zum „Eingewöhnen“. Das folgende Wochenende nutzen Sie für den Urlaubsausklang und starten erst dann in die volle Arbeitswoche.

Über Melanie Kohl

Melanie Kohl ist Expertin für emotionale Stabilität, mentale Stärke und Achtsamkeit. Gemeinsam mit Partnern aus der Wirtschaft und Wissenschaft entwickelt Sie ganzheitliche Konzepte, um Menschen und Organisationen zu mentaler und emotionaler Stärke zu entwickeln und ihr optimales Leistungsvermögen zu entfalten.