Chef im Beurteilungsgespräch mit Mitarbeiterin

Beurteilungsgespräch: Angst vorm Antreten beim Boss

…wie das Bewertungsgespräch für Mitarbeiter nicht zum Horror wird

Antreten-beim-Boss-270x180Bei zahlreichen Firmen steht nun Ende des Jahres das große Beurteilungsgespräch an. Eine Maßnahme, die Führungskräften wie Mitarbeitern helfen soll zu wachsen, produktiver zu werden und sich weiter zu entwickeln. Doch leider verursacht dieses Bewertungsgespräch bei vielen Angestellten zittrige Knie und die meisten sind froh, wenn sie es hinter sich haben. Einige empfinden diesen Tag sogar als puren Horror und durchleben kurz davor schlaflose Nächte.

Hans Gerd Rehm, ehemals leitender Angestellter bei EVONIK Business Services, weiß, wie man Mitarbeitern (und Vorgesetzten) diese Angst nehmen kann, das Bewertungsgespräch zur Mitarbeitermotivation nutzt und als Mehrwert in den Köpfen der Angestellten etabliert.

 

1. Herr Rehm, Sie haben jahrelange Erfahrung in Sachen Mitarbeiterführung und -motivation. Zahlreiche Jahres- und Beurteilungsgespräche haben Sie schon geführt. Wie sollte man so ein Gespräch angenehm für alle Beteiligten gestalten und wie kann man seinen Mitarbeitern die Angst davor nehmen?

Nun, angenehm ist vielleicht nicht das richtige Wort, aber es sollte effektiv, zielführend und achtungsvoll sein. Es fängt schon bei der Wortwahl an. Neben der Mitarbeiterbeurteilung soll ein solches Gespräch in erster Linie der Förderung des Mitarbeiters dienen, der Mitarbeiter soll sich ja zum Wohle des Unternehmens und der Abteilung weiter entwickeln. Also besser den Begriff „Fördergespräch“ statt „Bewertungsgespräch“ verwenden.

Extrem wichtig ist eine gute Vorbereitung. Mitarbeiter und Vorgesetzter planen für dieses Gespräch genügend Zeit ein und machen einen Termin fest. Sie gehen dazu am besten in einen Raum ohne Störpotential: Telefon, Handy, E-Mail bleiben „draußen“. Sie strecken ihre Füße unter einen Tisch (Vorgesetzter hinter seinem Schreibtisch, Mitarbeiter auf dem Besucherstühlchen geht gar nicht)!

Eine Beurteilung durch den (direkten) Vorgesetzten ist immer subjektiv; jeder Vorgesetzte hat seine eigene Skala. Gerade deswegen ist es wichtig, die Beurteilungskriterien zu standardisieren/objektivieren. Hierzu empfehle ich, eine Liste an Hard- und Softskills anzulegen, deren Anwendung für alle bindend ist. Natürlich muss es hier zwei Versionen geben, wenn auch die Vorgesetzten selbst durch deren Vorgesetzte wiederum beurteilt werden. Ein Mitarbeiter mit Führungsfunktion muss sich sehr wohl den Kriterien Koordination, Delegation, Vereinbarung von Zielen und Förderung der ihm anvertrauten Mitarbeiter stellen.

Grundsätzlich sollen die Beurteilungskriterien vom Leitbild des Unternehmens und/oder den Bereichszielen abgeleitet sein.

Ungeheuer wichtig für den ganzen Prozess: Chef (Chefs) und Personalabteilung müssen meines Erachtens nach vorab klären und kommunizieren, inwieweit die Ergebnisse der Beurteilung in die nächste Gehaltsfindung einfließen.

Äußerlichkeiten: gut belüfteter Raum, Kaffee (Teetrinker nicht diskriminieren!) und Wasser.

 

2. Sollten Mitarbeiter auch den Chef oder Vorgesetzten bewerten dürfen?

Das Gespräch konzentriert sich in erster Linie auf den Mitarbeiter, seine (guten) Leistungen, sein Verbesserungspotential und seine Fördermaßnahmen. Das kann also kein ständiges „hin und her“ sein, das muss der Vorgesetzte schon klar machen. Aber: der Vorgesetzte kann und sollte am Ende des Gesprächs dem Mitarbeiter Gelegenheit geben, ein Feedback zu geben und auch zu äußern, was er sich – vielleicht an klareren Vorgaben oder mehr Verantwortung – für das kommende Jahr wünscht. Der Mitarbeiter hat ja das Interesse, besser zu werden und das auch zeigen zu wollen.

 

3. Wie sieht das aus: Kommunikation auf Augenhöhe?

Ich habe oben bei Frage 1 schon einige Begrifflichkeiten angerissen: ganz wichtig ist der achtungsvolle Umgang miteinander. Dazu gehört auch, dass man den anderen ausreden lässt.

Sicher wird es so sein, das der Vorgesetzte aufgrund der Anlage des Gesprächs den (deutlich) höheren „Redeanteil“ hat, trotzdem muss der Mitarbeiter die Möglichkeit haben, Stellung zu nehmen.

Für den Vorgesetzten ist es sehr wichtig, dass er etwaige Kritik auch mit Beispielen untermauern kann; der Mitarbeiter hat „ein Recht“ auf ehrliches Feedback.

Trotzdem gebe ich gerne den Vorgesetzten den Rat: spendiert dem Lob mehr Zeit als dem Tadel!

 

4. Wie wichtig sind hierbei Mimik und Gestik

Kein leichtes Kapitel; jedenfalls sollte der Vorgesetzte den (zu beurteilenden) Mitarbeiter nicht mit einem „free hug“ begrüßen, wenn man sich sonst am Morgen mal eben mit einem „hallo“ grüßt.

Grundsätzlich gilt: alles vermeiden, was Verschlossenheit und Distanz signalisiert; aber auch Vorsicht mit körperlicher Berührung: der freundlich gemeinte Klaps auf den Arm oder die Schulter ist nicht empfehlenswert.

 

5. Wie reagiert man am besten, wenn ein Beurteilungsgespräch doch einmal eskaliert?

Im Eskalationsfall muss es ein weiteres Gespräch geben, bei dem – je nach Unternehmensgröße und Hierarchie – der nächsthöhere Vorgesetzte und/oder ein Mitarbeiter des Betriebsrats zugegen sind.

In einem Unternehmen muss es auch eine (positiv gemeint) Streitkultur geben, es gibt nicht immer zu allen Themen eine übereinstimmende Meinung, dafür arbeiten Menschen zusammen und müssen sich manchmal zusammen raufen. Ganz wichtig ist aber, dass die gegenseitige Achtung und die Gesprächsbereitschaft erhalten bleiben, der Faden darf nicht „abreißen“.

 

Vielen Dank Herr Rehm.

 

Über Stefanie Rehm

Stefanie Rehm ist Diplom-Onlinejournalistin und für eine Frankfurter Internetagentur tätig. Als Expertin für alle Formen der unternehmensinternen und – externen Kommunikation kümmert sie sich unter anderem um diverse Online-Magazine oder um die Außendarstellung der Agentur-Kunden. Seit über drei Jahren schreibt sie regelmäßig Fachartikel und Blogartikel rund um Human Resources Management.